Datenschutzhinweise für die Nutzung des SaaS-Produkts AI Value

Die nachfolgende Erklärung gibt Ihnen einen Überblick darüber, welche personenbezogenen Daten die Krankikom GmbH (im Folgenden Krankikom GmbH, auch „wir“) zu welchem Zweck bei Nutzung unseres SaaS-Produkts „AI Value verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen der DSGVO und des BDSG.

Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgrundverordnung ist: Krankikom GmbH Calaisplatz 5 47051 Duisburg Telefon: 0203/30597-0 Telefax: 0203/30597-99 E-Mail: post@krankikom.de

Einleitung: Über AIValue – Funktionsweise & Einsatz von KI

AIValue ist ein Analyse-Tool, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Sichtbarkeit in Antworten generativer KI-Systeme zu messen und zu optimieren. Unser Ziel ist es, zu zeigen, ob und wie oft eine Marke, ein Produkt oder ein Thema in Antworten von KI-Tools wie ChatGPT, Gemini, Perplexity & Co. erscheint.

Wie funktioniert AIValue? • Das Tool sendet automatisierte Suchanfragen („Prompts“) an ausgewählte KI-Systeme. • Die Antworten dieser Systeme werden ausgewertet und aufbereitet. • Daraus berechnet AIValue verschiedene Kennzahlen, z. B. den KI-Sichtbarkeitsindex. • Für die Analyse werden externe KI-Anbieter über Schnittstellen angebunden. Die von diesen Systemen generierten Analyseergebnisse werden unsererseits weiterverarbeitet

Welche KI-Systeme werden genutzt? Derzeit: ChatGPT (OpenAI). In Planung: Gemini (Google), Perplexity, Claude und weitere relevante Modelle.

Datenquellen • Öffentliche, KI-generierte Antworten • Keine Auswertung individueller Nutzereingaben ohne vorherige Zustimmung

Einschränkungen • Ergebnisse hängen von den Daten und Algorithmen der genutzten KI-Systeme ab. • AIValue hat keinen Einfluss auf die Antworten dieser Systeme und kann deren Richtigkeit nicht garantieren.

Für die Analyse werden externe KI-Anbieter über Schnittstellen angebunden. Die von diesen Systemen generierten Analyseergebnisse werden verarbeitet und, soweit relevant, im Rahmen der Vertragsbeziehung gespeichert.

I. Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten?

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zu den Zwecken der Bereitstellung und Nutzung des SaaS-Dienstes AI-Value, einschließlich der Registrierung, der Logins sowie der Verwaltung von Nutzerkonten, zur Durchführung von Analysen und Generierung und Bereitstellung von Analyseergebnissen, im Rahmen der Erfüllung vorvertraglicher und vertraglicher Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, verarbeiten wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Daten zur Wahrung berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, beispielsweise zur Sicherstellung der IT-Sicherheit, Missbrauchsverhinderung, Systemüberwachung, Beweisführung im Rechtsstreit oder Produktoptimierung.

Um unsere Bestandskunden über Produktneuigkeiten und ähnliche Angebote zu informieren, nutzen wir Ihre uns bei der Erstregistrierung bereitgestellte E-Mail-Adresse. Unser berechtigtes Interesse liegt hierbei in der werblichen Ansprache unserer Kunden im Rahmen der bestehenden Geschäftsbeziehung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie können dieser Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Der Widerspruch kann formfrei erfolgen, z. B. per E-Mail an support@aivalue.com oder per Post an Krankikom GmbH, Calaisplatz 5, 47051 Duisburg. Nach Eingang Ihres Widerspruchs werden wir Ihre Daten nicht mehr zu Werbezwecken verwenden. Somit können Sie dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

II. Welche Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet?

Zur Durchführung vorgenannter Zwecke, zur Erfüllung unserer vertraglichen Regelungen und zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten verarbeiten wir insbesondere folgende Daten:

Im Rahmen der Bereitstellung der Anwendung, sowie zur Verwaltung und Steuerung sowie vertraglichen Durchführung:

• Stammdaten: Name, Vorname, Unternehmenszugehörigkeit, Position, E-Mail-Adresse. • Zugangsdaten: Nutzername, gehashtes Passwort, Rollen- und Rechteinformationen. • Vertrags- und Abrechnungsdaten: Rechnungsanschrift, Bank- oder Zahlungsinformationen, Vertragslaufzeiten.

Im Rahmen der Nutzung unseres Produktes, insbesondere zur Bereitstellung der vertraglichen Leistungen:

• Nutzungsdaten: Eingaben (Prompts), KI-generierte Analyseergebnisse, verwendete Funktionen, Zeitstempel und Session-Informationen. • Kommunikationsdaten: Supportanfragen, E-Mail-Korrespondenz, Chatverläufe, Ticketsystem-Daten.

Im Rahmen und zur Sicherstellung der IT-Sicherheit, Missbrauchsverhinderung, Systemüberwachung, Beweisführung im Rechtsstreit oder Produktoptimierung:

• Technische Daten: IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, Zugriffszeiten, Logdateien.

Im Rahmen und zur Durchführung von Marketingaktivitäten:

• Marketingdaten: E-Mail-Adresse zur Direktwerbung im Rahmen einer bestehenden Geschäftsbeziehung

III. Welche Empfänger erhalten Ihre personenbezogenen Daten?

Ihre Daten werden ausschließlich im Rahmen und zur Erfüllung der vorgenannten Zwecke weitergegeben. Somit sind Empfänger Ihrer Daten externe KI-Anbieter, die Eingaben (Prompts) verarbeiten und Analysen erstellen. Weiterhin sind dies Hosting- und IT-Dienstleister, die die technische Infrastruktur betreiben und warten. Zahlungsdienstleister erhalten Ihre Daten, soweit dies zur Abwicklung von Zahlungen erforderlich ist. Insofern gesetzliche Verpflichtungen bestehen, denen die Krankikom GmbH unterliegt, erhalten Beratungs- und Prüfungsstellen (z. B. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer) ihre Daten.

Insofern erforderlich und gemäß der DSGVO vorgesehen, haben wir Empfänger durch Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben verpflichtet.

IV. Datenübermittlung an ein Drittland oder an eine internationale Organisation

Soweit Daten in Drittländer übermittelt werden, insbesondere in die USA, erfolgt dies ausschließlich unter Einhaltung der Vorgaben der Art. 44 ff. DSGVO. Grundlage hierfür sind EU-Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Ergänzend setzen wir technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter Verschlüsselung und Pseudonymisierung, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten.

V. Dauer der Speicherung bzw. Kriterien für die Festlegung der Dauer

Die Speicherdauer richtet sich nach gesetzlichen Vorgaben und dem jeweiligen Zweck. Somit werden Daten die zur Begründung, Durchführung und Abwicklung des Vertrgasverhältnisses bis zum Ende der Vertragsbeziehung gespeichert und anschließend innerhalb von z. B. 30 Tagen gelöscht. Handels- und steuerrechtlich relevante Unterlagen werden sechs bis zehn Jahre aufbewahrt. Prompts und Analyseergebnisse werden standardmäßig für die Vertragsdauer gespeichert und können auf Wunsch vorzeitig gelöscht werden. Logdateien werden sieben bis dreißig Tage gespeichert und anschließend gelöscht oder anonymisiert. Kommunikationsdaten werden nach Abschluss des Vorgangs, spätestens nach zwölf Monaten, gelöscht. Marketingdaten werden bis zum Widerruf der Einwilligung gespeichert.

VI. Datenquellen

Die von uns verarbeiteten Daten stammen im Wesentlichen aus direkten Eingaben der Nutzer in unserer Plattform, insbesondere Unternehmensinformationen wie Unternehmensnamen oder branchenspezifische Begriffe, die Grundlage der Analysen bilden. Darüber hinaus werden Kontodaten, die Sie uns im Rahmen der Registrierung und Nutzung bereitstellen, verarbeitet.

Die Nutzer geben Unternehmensinformationen über unsere Plattform ein, beispielsweise Unternehmensnamen, Domains oder branchenspezifische Begriffe. Diese Eingaben bilden die Grundlage der Analysen und werden von der KI verarbeitet. Die Analysen der KI im Rahmen unserer Plattform können auf öffentlich zugängliche Daten im Internet beruhen. Soweit die KI dies erfordert, zählen hierzu beispielsweise auch Firmenwebsites, Social-Media-Auftritte, Branchenverzeichnisse, Pressemitteilungen oder andere zugängliche Inhalte.

Für die Analyse werden externe KI-Anbieter über Schnittstellen angebunden. Die von diesen Systemen generierten Analyseergebnisse werden verarbeitet und, soweit relevant, im Rahmen der Vertragsbeziehung gespeichert.

Ferner verarbeiten wir automatisch erhobene technische Metadaten wie IP-Adressen, Browserinformationen, Geräteinformationen und Logfiles. Analyseergebnisse externer KI-Dienste, die über Schnittstellen angebunden sind, werden ebenfalls verarbeitet und im Rahmen der Vertragsbeziehung gespeichert.

VII. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO ein, darunter TLS/SSL-Verschlüsselung, verschlüsselte Datenbanken, Passwort-Hashing, rollenbasierte Zugriffskontrollen, Monitoring sicherheitsrelevanter Ereignisse, regelmäßige Sicherheitsprüfungen und Backup- bzw. Wiederherstellungsverfahren.

VIII. Hinweis zu eingegebenen Inhalten

AI Value ist für die Analyse von Unternehmensdaten ausgelegt. Die Eingabe personenbezogener Daten ist weder erforderlich noch beabsichtigt. Sollte dennoch eine Eingabe personenbezogener Daten erfolgen, werden diese im Rahmen der in dieser Erklärung beschriebenen Zwecke und Rechtsgrundlagen verarbeitet.

IX. Rechte der betroffenen Person Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie betroffene Person / Betroffener im Sinne der DSGVO und es stehen Ihnen die im Weiteren beschriebenen Rechte uns gegenüber zu.

Sie können Auskunft gem. Art. 15 DSGVO über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern.

Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie nach Art. 16 DSGVO eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen. Sie können unter den Bedingungen des Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Sie haben im Rahmen der Vorgaben des Art. 18 DSGVO das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen.

Sie haben, im Rahmen der Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO, das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. (optional)

Sie haben nach Art. 21 DSGVO ein Widerspruchsrecht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. (optional, wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf einem berechtigten Interesse des Verantwortlichen/eines Dritten beruht.)

Widerruf der Einwilligung: Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. (optional)

Eine automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DSGVO findet im Zuge der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht statt.

Für die Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an den o. g. Verantwortlichen, da auch dort Ihre Rechte umzusetzen sind. Sie können sich auch unmittelbar an den Datenschutzbeauftragten wenden, insb. dann, wenn Ihr Anliegen einer höheren Vertraulichkeit bedarf:

Der Datenschutzbeauftragte der Krankikom GmbH c/o migosens GmbH Wiesenstr. 35 45473 Mülheim an der Ruhr dsb-krankikom@migosens.net X. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Kavalleriestr. 2-4 40213 Düsseldorf Telefon: 0211/38424-0 poststelle@ldi.nrw.de